Organizacja konferencji to poważna sprawa. Trzeba dopilnować wielu spraw na raz. Sama idea takiego eventu to zaledwie pierwszy – choć oczywiście ważny – krok. A co dalej?
Uczestnicy i ich liczba
Trzeba pamiętać, że każdy temat ma swoich konkretnych odbiorców. Czasem rzesza zainteresowanych bywa spora, a innym razem to zamknięta i niezbyt liczna grupa. Warto określi te dwa czynniki, aby później wyliczyć koszta choćby cateringu oraz odpowiednio dużej sali konferencyjnej.
Odpowiednie miejsce na konferencję
Odpowiednia sala konferencyjna to konieczność. O co dokładnie chodzi?
Po pierwsze: odpowiednia wielkość w stosunku do liczby zaproszonych uczestników.
Po drugie: catering, noclegi i odpowiedni sprzęt niezbędny podczas eventu oraz obsługa.
Po trzecie: musi tu być także miejsce na wyposażenie niezbędne do prowadzenia wydarzenia: komputery, rzutniki, tablice interaktywne, sprzęt pomagający w tłumaczeniu symultanicznym (jeśli zaistnieje taka potrzeba) itd. Musi tez być miejsce na catering, jeżeli event odbywa się w miejscu, które nie jest podzielone na samą salę konferencyjną oraz miejsce przeznaczone na spędzenie przerwy i jedzenie.
Po trzecie: nie każdy organizator konferencji posiada w swojej siedzibie pomieszczenia, które można przeznaczyć do organizacji konferencji. Jeżeli firma lub instytucja nie organizuje takich eventów zbyt często, nie musi zabiegać o posiadanie na stałe lokum do takich imprez.
Sala konferencyjna to – jak wiele usług, czy produktów – coś, co można wynająć np. w hotelu lub kompleksie przeznaczonym do organizacji eventów z wieloma uczestnikami. I warto nad tym poważnie pomyśleć.
Miejsce na event z pełnym wyposażeniem
Dzisiaj wielu organizatorów decyduje się na organizację konferencji poza swoją siedzibą. Istnieją bowiem firmy udostępniające wszystko, co niezbędne do takich imprez – począwszy od sali konferencyjnych, poprzez meble i inny sprzęt, po pełną obsługę, w tym tę techniczną. Wbrew pozorom, korzystając z usług takich firm, można sporo zaoszczędzić, nie tylko pieniędzy, ale i czasu. Organizator ma pewność, że nic nie zostanie pominięte.
Miejsce tonie tylko odpowiedni lokal
Trzeba też mieć na uwadze, że miejsce na event to nie tylko sama sala konferencyjna, ale i jej odpowiednie wyposażenie i rozplanowanie oraz całokształt warunków. Powinny więc tu być – obok mebli i innego wyposażenia – także klimatyzacja oraz odpowiednie oświetlenie. Wszystko po to, aby uczestnicy mieli komfortowe warunki przez cały czas trwania wydarzenia.