Ważna dokumentacja firmowa zawierająca wrażliwe dane podlegające ochronie powinna być niszczona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jak należy ją utylizować, by nie dostała się w niepowołane ręce?
Dokumenty wymagające specjalnego zniszczenia
Zwykłe notatki, które nie zawierają żadnych ważnych informacji, można po prostu podrzeć i wyrzucić do kosza. Gdy jednak w firmie znajdują się niepotrzebne dokumenty zawierające dane wrażliwe, na przykład imiona i nazwiska czy adresy, a także inne informacje, które powinny pozostać poufne i tajne, konieczne jest przeprowadzenie ich specjalnego zniszczenia.
Niszczenie dokumentów zawierających dane wymagające ochrony odbywa się z użyciem sprzętu – niszczarek dokumentów. To urządzenia wyposażone w noże, które tną papier na paski, aby dokumenty nie były możliwe do odtworzenia. Za ich pomocą możliwe jest bezpieczne niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zasady bezpiecznego niszczenia dokumentów
Przepisy prawa wskazują, że ważna dokumentacja wymagająca specjalnego zniszczenia powinna być niemożliwa do odtworzenia. Wobec tego po zniszczeniu pisma nie mogą być ponownie złożone. Oznacza to, że muszą być pocięte na odpowiednio drobne elementy.
Normą określającą zasady bezpiecznego niszczenia dokumentów jest DIN 66399 (zastępująca normę DIN 32757). Zawiera ona informacje dotyczące klas tajności dokumentów i wymagań związanych z wymiarami pasków po zniszczonych dokumentach. Im dane są bardziej poufne i tajne, tym paski powinny mieć mniejszą powierzchnię – wtedy ich odtworzenie jest praktycznie niemożliwe.
Usługi niszczenia dokumentów – warianty
Przedsiębiorca nie musi samodzielnie kupować niszczarki – może również zlecić bezpieczne niszczenie dokumentów zewnętrznym firmom specjalizującym się w świadczeniu takich usług.
Firmy prowadzące usługi niszczenia dokumentów mogą zaoferować dwa główne rozwiązania: niszczenie dokumentów w systemie pojemnikowym oraz mobilne niszczenie dokumentów. Pierwsze z nich polega na przekazaniu bezpiecznego pojemnika wyposażonego w system blokad i oznakowanego kodem kreskowym, do którego na bieżąco wkłada się niepotrzebne dokumenty. Potem są one odbierane przez firmę. Druga polega na zastosowaniu specjalnego pojazdu wyposażonego w instalację niszczącą.
Aby niszczenie dokumentów odbywało się bez ryzyka, są one stale monitorowane, a także opisywane w protokołach obioru. Po wykonaniu procedury zniszczenia klient otrzymuje właściwy certyfikat.