Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców obowiązek regularnej, okresowej inwentaryzacji środków trwałych. Jej celem jest urealnienie stanu środków trwałych, czyli majątku firmy w księgach rachunkowych, ustalenie rzeczywistego, bieżącego stanu majątku przedsiębiorstwa oraz identyfikacja środków trwałych uszkodzonych czy przestarzałych.
Na czym polega spis z natury?
Spis z natury polega na sprawdzeniu, zidentyfikowaniu i odnotowaniu w arkuszu spisowym wszystkich środków trwałych należących do firmy. Następnie komisje spisowe na czele z przewodniczącym mają za zadanie porównać wyniki inwentaryzacji z danymi w księgach. Najczęściej w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji zespoły spisowe posiłkują się kopią rejestru środków trwałych, co znacząco ułatwia zadanie, gdyż każdy środek trwały ma nadany tzw. numer inwentarzowy. Po zakończeniu inwentaryzacji zespoły spisowe przygotowują podsumowanie w postaci raportu, które następnie jest analizowane przez komisje spisowe. Komisje spisowe zajmują się również analizą niezgodności, tzw. różnic inwentaryzacyjnych. Różnice inwentaryzacyjne to rozbieżności pomiędzy stanem faktycznym, a danymi w księgach (braki, nadwyżki). Po zidentyfikowaniu i analizie różnic w majątku firmy komisja proponuje sposób rozwiązania rozbieżności i przedkłada go kierownictwu przedsiębiorstwa.
Jakie są etapy inwentaryzacji środków trwałych?
Każda inwentaryzacja środków trwałych składa się z trzech głównych etapów.
Etap pierwszy to tzw. czynności przygotowawcze, a więc: opracowanie procedur, harmonogramu i zakresu inwentaryzacji. Na tym etapie zostaje również wydane wewnętrzne zarządzenie kierownictwa firmy oraz zostają powołane zespoły i komisje spisowe. Etap czynności przygotowawczych to również szkolenia i instruktaże dla zespołów jak prawidłowo przeprowadzać inwentaryzację.
Etap drugi to czynności właściwe, czyli faktyczny spis z natury. Zespoły spisowe na podstawie wcześniej przygotowanych arkuszy spisowych weryfikują cały majątek przedsiębiorstwa na podstawie numerów inwentarzowych. W etapie trzecim następuje podsumowanie wyników inwentaryzacji środków trwałych, identyfikacja rozbieżności oraz zostają zaproponowane rozwiązania (np. likwidacja środka trwałego). Ocenie poddane również zostają te środki trwałe, które nie są już z różnych powodów przydatne w prowadzeniu działalności.
Jakie korzyści daje inwentaryzacja środków trwałych?
Inwentaryzacja środków trwałych jest niezwykle ważna zwłaszcza w dużych zakładach produkcyjnych. Pozwala na szczegółową weryfikację majątku i bieżącą ocenę jego przydatności. Pozwala również na korekty przychodów i rozchodów oraz porównanie bieżącego majątku firmy z danymi, jakie znajdują się w księgach.