Wszystkie firmy zobowiązane są do pewnego momentu przechowywać i archiwizować w bezpieczny sposób dokumenty kadrowe, księgowe i płacowe. Ale to okresie obowiązkowym należy je zniszczyć. Jak to zrobić, aby wszystko odbyło się zgodnie z prawem? Nie jest to takie łatwe, jak mogłoby się wydawać, a poszatkowanie dokumentów na kawałeczki za pomocą nożyczek nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem.
Niszczenie dokumentów – co trzeba zniszczyć?
Prowadzenie działalności gospodarczej, zwłaszcza zatrudnianie pracowników, wiąże się z obowiązkiem przechowywania dokumentacji różnego rodzaju. Dokumentacja, którą trzeba przechowywać to przede wszystkim dowody na to, że istniał stosunek pracy i że wywiązywałeś się ze swoich obowiązków jako pracodawcy.
Przechowywanie dokumentów powinno trwać przez jakiś czas – prawo określa okres przydatności, po którym dokumenty należy zniszczyć. Zanim to się zrobi trzeba zadbać o to, by wszystkie znajdujące się na nich dane były dobrze zabezpieczone. Następnym krokiem jest właśnie zniszczenie ich w taki sposób, by dane i informacje nie zostały przekazane osobom postronnym w czasie niszczenia. Tego rodzaje dokumenty to przede wszystkim umowy, faktury i poświadczenia płatności pracownikom.
Niszczenie dokumentów – kwestie prawne
Niszczenie dokumentów jest szczegółowo określone przez prawo. Przepisy zostały zawarte w Ustawie z dnia 29. sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926. W tym dokumencie znajdują się wszystkie potrzebne informacje o zakresie odpowiedzialności, która spoczywa na osobach zajmujących się administrowaniem danych. Są to przedsiębiorcy, instytucje i działy kadr. W tej samej ustawie znajdują się informacje dotyczące kar, które mogą zostać nałożone na osoby niespełniające wymagań i obowiązków związanych z niedopilnowaniem wynikających z ustawy obowiązków.
Niezwykle istotne jest zatem odpowiednie zatroszczenie się o dokumenty. Przede wszystkim muszą być odpowiednie przechowywane, ale ważne jest także skuteczne zniszczenie. Warto do tego zaangażować firmę zewnętrzną, która świadczy takie usługi. To gwarancja maksymalnej dyskrecji i takiego wykonania działania, aby wszelkie dokumenty i dane zostały zniszczone na dobre. Obecnie dokumenty przechowywane są w formie cyfrowej, które także powinno się usunąć, i to w taki sposób, by nie dało się już ich odzyskać z nośników danych. Tylko w ten sposób będziesz mieć pewność, że informacje te nie ujrzą już światła dziennego. To rozwiązanie, które pozwoli ci chronić dane swoich pracowników czy kontrahentów w zgodzie z ustawą RODO.