Mapowanie procesów to przedstawienie w graficznej formie rzeczywistych procesów, które wykorzystywane są w przedsiębiorstwach, w szpitalach, urzędach itp. Dokumentacja kroków procesu może przynieść wiele korzyści.
Co to jest mapowanie procesu?
Mapowanie procesu jest to graficzna forma przedstawienia danych operacji, zależności w organizacji między działami i odpowiedzialności za dany krok. Co istotniejsze, mapowanie procesu zawiera także wszystkie wymagane procedury, instrukcje oraz dokumentacje do sprawnego przeprowadzenia danej operacji.
Mapowanie procesów powinno być transparentne, a także musi przedstawiać sytuację oraz proces jaki jest w rzeczywistości, a także kto naprawdę odpowiada za poczynione kroki. Jest to punkt wyjścia do dalszego udoskonalenia bądź modelowania procesów. Istnieje kilka metod właściwego przedstawiana procesów od diagramów, poprzez diagram przepływu.
Kto wymyślił mapowanie procesu?
Frank oraz Lilian Gilbreth opatentowali diagram przebiegu procesu w 1921r. Mimo prostoty oraz praktyczności, nikt nie stosował tego typu systemu, aż do 1947r. Przedsiębiorstwa w końcu coraz częściej zaczęły korzystać z tego rozwiązania. W 1947r. flow chart dostępny był już prawie wszędzie. Dalsze rozprzestrzenienie się tegoż systemu zawdzięczać można Deming’owi, a także inżynierom Toyoty.
Po co robi się mapowanie procesu?
Powodów jest dużo i zależeć one będą od kontekstu danej organizacji czy sytuacji. Jeśli firma dopiero zaczyna swoją działalność lub jeśli w danej organizacji tworzone są nowe działy czy projekty, wymagany jest właśnie proces mapowania najważniejszych procesów. Mapowanie procesu to także dobra forma służąca do komunikacji dla nowych pracowników. Zamiast wysyłać wyszkolonego pracownika do nauki procesów, przedstawia się mu mapy najważniejszych procesów.
Jeśli nowoprzybyli pracownicy są w stanie zrozumieć oraz postępować według określonych procesów, to można być pewnym, że aktualni pracownicy będą działać tak samo. Mapa procesu to swojego rodzaju standard. Do zalet tego rozwiązania zaliczyć można na pewno budowanie świadomości jakości, standaryzacje operacji czy uniknięcie tzw. samowolki. Jest to też budowanie świadomości obowiązków, a także odpowiedzialności pomiędzy zależnymi działami