Firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów działają jak dobrze naoliwiona maszyna. One doskonale wiedzą, jak zniszczyć papiery zgodnie z przepisami, tak by żaden urząd się do tego procederu nie przyczepił.
Niszczenie dokumentów- jak to się właściwie odbywa?
Bardzo prosto, bo papiery są pakowane do specjalnych pojemników. Następnie niszczone za pomocą wyspecjalizowanych niszczarek. Następnie ich kawałki są na powrót pakowane do beczek i zawożone do spalarni śmieci. Tam pali się je na węgiel, tak że pozostają po nich jedynie zgliszcza.
Nie da się ich skopiować ani przeczytać. Pozostaje po nich jedynie popiół i wspomnienie. To bardzo wygodna opcja, bo firma utylizująca dokumenty zadba o to w najmniejszych detalach. Jedyne, o co musi zadbać właściciel firmy- decydując się na niszczenie dokumentów, to skąd wziąć pieniądze na opłacenie tej profesjonalnej usługi.
Co oprócz papierów może zutylizować taka wyspecjalizowana w tej materii firma?
Jak nie trudno zgadnąć, dla takiej firmy niszczenie dokumentów to tylko czubek góry lodowej. Ona może również skutecznie usunąć dane z wszelkich nośników informacji. One przecież również należą do zasobów firmy. Prawdę mówiąc, może na nich być więcej poufnych i tajnych danych niż na papierowych umowach. Toteż płyty, pendrivy, czy dyskietki także nie należy trzymać w firmie w nieskończoność. I gdy tylko nadarzy się ku temu stosowna okazja. Ich też należy się definitywnie pozbyć.
Wyspecjalizowana firma zrobi to tak, że nie będzie można z ich pamięci nic odczytać. Nie pozostanie po nich nawet najmniejszy ślad. Jak nie trudno się domyślić za taką wyrafinowaną przysługę również trzeba będzie zapłacić, lecz właściciele firm są raczej tego świadomi. Oni doskonale orientują się, że współczesne nośniki danych podciąga się przecież pod kategorię firmowej dokumentacji.
Ile trzeba zapłacić za niszczenie dokumentów?
To oczywiście zależne jest od ilości zgromadzonej makulatury. Niemniej jest to spory wydatek. Tyle tylko, że na jego uiszczenie można się wcześniej przygotować. A choćby poprzez zarządzenie pracowniczej składki na ten cel. Gdy na zniszczenie dokumentów złoży się więcej osób, koszty jakoś się zamortyzują i upłynnią.
Firma utylizacyjna prześle jej kierownictwu pisemne potwierdzenie, że dokumenty zostały zniszczone i prześle fakturę, która będzie potwierdzeniem zaistniałej transakcji. Jest to konieczne, bo tylko wtedy można szybko udowodnić, iż wszystko odbyło się zgodnie z literą prawa. I żadna ze stron nie ma nic poważnego do ukrycia.