Codziennie powstaje ogromna ilość dokumentów. Dokumentacja przedawniona, nieprzydatna do dalszej działalności, niewymagająca archiwizowania musi być systematycznie niszczona. Bezpieczne niszczenie dokumentów nie jest jednak łatwe – tylko najlepsze profesjonalne firmy potrafią robić to poprawnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentów?
Wśród dokumentów wymagających utylizacji większość ma tradycyjną formę wydruków papierowych, inne to zapisy na różnego rodzaju nośnikach informacji. Poprawne i zgodne z przepisami niszczenie dokumentów to złożony proces kończący się uszkodzeniem dokumentu do poziomu całkowicie uniemożliwiającego odczyt danych oraz utylizacją surowców – materiałów z których wykonany był dokument. Mówiąc o bezpieczeństwie procesu mamy na myśli zabezpieczenie danych zawartych w dokumentach oraz ochronę środowiska naturalnego.Bezpieczeństwo danych najważniejsze jest tam, gdzie w dokumentach znajdują się dane osobowe wrażliwe lub informacje mające znaczenie dla bezpieczeństwa państwa. Zgodnie z przepisami RODO oraz normą DIN 66399 regulującą bezpieczne niszczenie dokumentów oraz nośników danych proces niszczenia podlega monitoringowi od momentu odbioru materiałów przeznaczonych do niszczenia, aż do materialnej utylizacji surowca.
Niszczenie dokumentów w praktyce
Początkiem współpracy podmiotu zamawiającego usługę oraz wykonawcy jest zawarcie umów. Poza standardową umową, której przedmiotem jest niszczenie dokumentów i nośników często podpisywana jest umowa o zachowaniu poufności. Dokumenty możną niszczyć w siedzibie zamawiającego lub w obiektach zewnętrznych zwanych niszczarniami.Nośniki oraz papierowe dokumenty nie muszą być wcześniej segregowane ani pozbawiane koszulek, spinaczy czy zszywaczy.Dokumenty niszczone poza siedzibą zamawiającego umieszcza się w pojemnikach i ładuje na samochód, który zostaje zaplombowany. Nadajnik GPS pozwala śledzić drogę ładunku. W niszczarniach zamontowane są kamery i właściciel dokumentów może oglądać proces niszczenia online w czasie rzeczywistym.Po wykonaniu usługi wystawiany jest certyfikat poświadczający zniszczenia powierzonej partii dokumentacji.
Bezpieczne niszczenie dokumentacji – cena usługi
Koszt niszczenia dokumentów zależny jest przede wszystkim od ilości oraz jakości – rodzaju dokumentów. Im większa ilość materiałów do utylizacji, tym większa możliwość negocjacji zniżek cenowych. Więcej zapłacimy za dokumenty z danymi wrażliwymi i księgowymi. Koszty usługi można zmniejszyć segregując surowce i pozbawiając je segregatorów, koszulek, metalowych zszywek itp. Nieliczni zleceniobiorcy doliczają do rachunku koszty znoszenia papierów z pięter w biurowcach bez windy. Zawsze warto sprawdzić, czy usługobiorca posiada odpowiednie polisy ubezpieczeniowe na wypadek wycieku danych.